皆様は、委託契約書に添付された許可証を定期的に確認していますでしょうか？

産業廃棄物の処理委託契約書には、許可証の写しを添付するのが義務付けられています。許可証には有効期限があるため、きちんと確認しておかないと、知らないうちに許可がない業者へ委託をしてしまうリスクがあります。

今回のコラムでは、許可証の更新があった場合の対応方法や、効率の良いチェックの仕方を解説します。

何年単位？許可証更新のタイミング

まず前提として、許可証には有効期限が定められています。更新手続きを行わないと、許可自体が失効してしまいます。

更新のタイミングは、以下のようになります。

優良認定を取得している処理業者は、通常5年の有効期間を7年とする特例が付与されています。

▼ 下記コラムでも、許可証を保管する「だけ」の場合に生じるリスクを紹介しています。よろしければご覧ください。
「知らないと危険！『廃掃法』４つの落とし穴―マニフェストと許可証の管理・処理困難通知」

無許可業者に委託していた……その際の罰則とは

許可が切れている業者に委託した場合、委託基準違反になってしまいます。

その際は、罰則として「5年以下の懲役若しくは1,000万円以下の罰金又はこの併科」が適用されます。

この罰則は、両罰規定の対象です。そのため、個人と法人、両方に適用される可能性があります。

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これは、廃棄物処理法の中でも重い罰則であり、罰則で見ると、より許可証の定期的なチェックの重要性を理解いただけると思います。

許可証の期限が切れている…どうする？３つのケース

では、契約書に添付されている許可証の有効期限が切れていた場合の対処方法を、３つのケースに分けてご紹介します。

①添付の許可証期限は切れているが、更新は済んでいる場合

業者に確認して取り寄せ、速やかに更新後のものと差し替えることが望まれます。

②添付の許可証期限は切れているが、更新許可を申請中の場合

下記の条文にもある通り、許可更新が申請済みであれば、許可の効力は有効です。

大切なのは、業者から許可申請書を提出してもらうなどして、申請中であることを確認することです。その後、許可が更新されたら、新しい許可証を契約書に添付しましょう。

③添付の期限が切れており、申請もしていない場合

許可が失効しているということです。すぐに委託を止め、別の処理会社に委託するしかありません。

「許可を保有しているのは業者だから」という理由で、「更新したら新しい許可証を送ってくるだろう」と、業者任せにしてしまうのは危険を伴います。

無許可業者に委託したら、責任は排出事業者になります。「いざ確認したら、許可証の有効期限が切れており、更新もされていなかった」とならないよう、定期的な確認が必要です。

効率的かつ見逃さない許可期限の確認方法

年間スケジュールの作成で効率化！

肝心の許可証の確認方法について、おすすめのやり方をお伝えします。

ずばり、年間スケジュールを作成し、それに沿って定期的な確認をすることです。

具体的には、1年分の契約先の許可期限をまとめて、月ごとに一覧にし、新しい許可証が送られてきたら、チェックマークをつけます。

毎月確認をし、まだチェックが付いていないものがあれば業者に確認と催促を行い、その時に「申請中」と返答があったものについては、
翌月のスケジュールに再確認を追加します。

この方法により、申請中のまま放置するというリスクがなくなります。

許可証の確認のような定期的な作業は、手順を確立させることで効率化及び人的ミスを大幅に減らすことができます。

ただ、手順化しても人為的に行うことですので、どうしてもミスが発生することもあります。

より正確性を高めるなら、廃棄物管理の専用システムを導入することもおすすめします。

是非、それぞれの会社にあった方法を導入してみてください。